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    守望兰台岁月 扎根江苏省档案馆管理部34年


    来源:江苏档案

    时光如梭,转眼在江苏省档案馆管理部工作已达34年,始终扎根档案基础业务部门。在中国改革开放大潮之中,亲历档案工作由手工管理向数字化管理、经验型管理向规范化管理、封闭向开放利用的三大转变,从档案专业毕?#26723;?#20070;本学生转变为独当一面的业务骨干。默默无闻的档案工作经历,成为我人生中的一?#26102;?#36149;财富。

    笔者工作近照

    时光如梭,转眼在江苏省档案馆管理部工作已达34年,始终扎根档案基础业务部门。在中国改革开放大潮之中,亲历档案工作由手工管理向数字化管理、经验型管理向规范化管理、封闭向开放利用的三大转变,从档案专业毕?#26723;?#20070;本学生转变为独当一面的业务骨干。默默无闻的档案工作经历,成为我人生中的一?#26102;?#36149;财富。

    初识档案

    原档案库房大楼

    依稀记得1985年大学毕业分配至江苏省档案馆管理部,首岗在建国后档案科抄写文件卡片,日复一日从早到晚的抄写工作单调机械,枯燥是我对档案工作的第一印象。

    库房查找档案

    一年后分管档案库房,手工管理阶段没有文件级检索平台,通常只能检索到案卷,遇到查阅单份文件和人名的,我们得进库房按检索出的案卷逐页翻查到后方可调出,有时为查找一个人名,在库房能呆上一天翻阅几十卷档案,绝不轻易回复“查无”,“对利用者负责”成为我们代代传承的职业操守。

    利用者检索文件卡片

    1987年?#19994;?#21040;建国前档案科时,正好赶上卡片分类工作,我们尝试对民国档案文件卡片打破全宗?#30784;?#20013;国档案分类法》进行分类,人名卡片?#30784;?#26723;案馆笔形编号法》进行分类,实现了百万余张卡片信息跨全宗查找检索。如今存放在检索工具室260万张卡片,是?#22797;?#26723;案人吃苦耐劳愚公移山的结果。不要小瞧这些卡片,在当时手工管理条件下,是一种创新,?#34892;?#35299;决了大海捞针式文件级检索难题。扎?#26723;?#22522;础工作,为1995年江苏省档案馆成为全国第一个国家一级档案馆奠定了基础。

    邵敏副馆长接受“国家一级档案馆”奖牌

    档案工作的苦脏累突破?#19994;?#24819;象。印象最深的是1998年的“698”工程,这是一次全局馆人员参与的民国档案整理工作, 堆积大礼堂的698袋(箱)档案可谓脏乱差俱全,跳蚤细菌滋生,整理条件非常艰苦。当时我任建国前档案科科长,档案落户我科,经过10个月的奋战,共整出档案7806卷,抄写卷目171043条。

    698袋档案整理前消毒

    管理部参加“698”整理工作人员合影

    最难忘的是2000年的新馆搬迁工作,我负责组织建国前档案搬迁,提出了栏栏档案对接移库的设想,并设计出一车6栏的搬运小推车,获得了采纳。科室成员5人?#30001;?#23616;配备的精兵强将5人,2人一组组成了5个搬迁小组,档案?#24405;堋?#36816;输、上架一气呵成,科室?#20449;?#32769;少齐上,巾帼不让须眉,团结协作,你追我?#25103;?#21147;拼搏,场面感人。小车以每天6趟的速度飞奔,不到一个月时间独立完成了搬迁任务,共搬运700余?#26723;?#26696;,排架长度3500米,整场战斗下来大家都脱了几层皮。

    搬迁后的新馆库

    一线档案基础业务工作难以突出个人业绩,靠的是以点连线,以线带面的日积月累,“十年磨一剑,砺得梅花香”,默默无闻是档案工作者的真实写照。

    工作?#20889;?/strong>

    编史修志查档利用场景

    在我刚接手分管档案时,正值全省范围内编撰《当代中国·江苏卷》、《江苏省志》及其专业志,这是建国后首次大规模编史修志,来馆利用单位人数、查档时间、阅卷?#38752;?#31216;史上之最,近乎馆藏文书档案倒库一次。那时的我们每天马不停蹄的出入库房,查档大厅更?#20146;?#26080;虚席,但限于阅档条件需要预约。为了?#34892;?#30340;保护档案原件和提高利用效率,我们对民国档案涉及多县的案卷进行整卷?#20174;。?#28982;后按县分类后集中提供?#20174;?#20214;利用,?#20174;?#30340;档案长达50余米,为此印坏了2台?#20174;?#26426;。

    利用者赠送的部分锦旗

    自1992年放宽公民持身份证来馆利用开放档案以?#30784;?#30334;姓为解决个人待遇?#36861;?#36208;进了档案馆,省馆成为百姓排忧解难的贴心人。档案在劳模待遇、工龄、职称、学历证明?#25103;?#25381;的?#23616;?#20316;用,为众多干部职工解决了身份和待遇问题。

    档案因其真实性,已经是学者学术研究的第一手资料,利用档案完成学业是众多高等院校师生的首选。1998年我馆成为全国首家查档免费的档案馆,2013年升级免收查档?#20174; ?#35777;明费?#28982;?#27665;举措,深受?#20221;?#23398;子的欢迎,南京大学、南京师范大学、复旦大学等十几所大学师生,以及研究机构的学者,?#36861;?#26469;馆开展学术研究,硕果累累。南大历史?#36947;盍加?#25945;授所带博士生将档案馆作为第二学堂,学生所著博士论文史料详实,论据充分,堪称上乘。

    李?#21152;?#25945;授所带博士生出版的部分博士论文

    2003年我任管理部副主任分管查档利用科,角色转向前台利用,直接与利用者打交道,我时常感动于我们的工作人员不遗余力的?#28304;?#27599;一张查档单,不放过一个可能查找线索热?#25103;?#21153;;感动于利用者查到档案后的?#32769;玻?#21457;自内心的感激;感动于我们的前台工作人?#31508;?#21040;委屈后?#21592;?#25345;微笑耐心解答维护档案馆形象的举动;感动于档案人默默的坚守和付出,产生可观的经济和社会效益。不知从哪一天起心?#28526;?#20102;,感觉平凡的工作很有意义,每天的忙碌是一?#20013;?#31119;,享受着默默耕耘后的收获,由然产生档案工作的使命?#23567;?#20809;荣感和归属?#23567;?/p>

    查档接待科获全国工人先锋号全员合影

    查档接待科作为省档案馆馆藏档案对外利用服务的窗口,一直秉承“急利用者所?#20445;?#24819;利用者所想”的优良作风,着力打造优良环境和贴心服务,1998始先后获得“青年文明号”,“巾帼文明示范岗”等荣誉。2014年被中华全国总工会授予“工人先锋号”。

    新时代大作为

    1991年省档案馆引入小型计算机应用管理档案,开启了档案数字化管理?#24405;?#20803;。建立电子目录数据库是实现数字化管理的基础,为此,我们告别“抄写”,从零开始漫长而艰辛的海量电子目录的“录入”建库工作。

    工作人员在进行档案目录检索

    最初的十年先行尝试利用现有文件卡片直录,实?#20013;?#22411;机检索。计算机普及后,运用了计算机管理系?#24120;?#21152;大了录入工作的组织力?#21462;?#32463;过27年的不懈努力,目前已建成了较为完备的馆藏档案资料案卷、文件两级目录数据库,目录数据达900万条,馆藏基本实现了数字化检索,部分档案资料经扫描实现全文数字阅读。

    查档利用场景

    档案工作貌似简单,其实不然,它是一门管理科学,有着几十年的积淀和传?#23567;?#26723;案工作是各项工作的基础工作,牵一发动全身。数字化时代对档案工作规范化管理提出更高要求,实现规范化管理的主要挑战是馆藏档案档号的唯一性问题,馆室档号重号现象成为实现计算机管理瓶颈。

    馆藏全宗卷材料

    2003年,部门对馆藏全宗进行了大调整,规范全宗群给号,这一调整为长远规范化管理奠定了基础,但因牵涉到建国后二百多个全宗更号,带来的后遗症是过渡期内新老号并用,给现实管理带来了不便。

    2012年,根据工作需要调整了部门内设机构,由我分管新组建的整理编目科,着手解决此历史遗留难题。档号规范化涉及到以往制作的卡片、两级纸质和电子目录、档案实体、库?#30475;嬤返?#22810;方面的变动,涉及面广工作量大?#35759;?#39640;。面对如此复杂的现状,我借用系统管理理念,慎重运用新老号对应的方法,着重对两级目录数据和纸质档案进行更号,用纸上?#21103;?#20998;步实战的方法,先后花费7年时间实?#32622;?#22269;档案和建国后纸质档案规范管理。

    调整后的纸质档案目录

    馆藏全宗扎口管理,核实虚拟档号是基础。我结合2012年馆藏全部档案清点记录,逐一比对原始目录并进行登记,对重复和虚空的目录号进行微调,确保每卷(件)档案档号的唯一, 经过4个月的苦战终于完成了“全宗—目录索引(2012年度)”,建立了完整的馆藏档案数据登记和统计台账。

    实现条码管理的档案

    接下来规整系统内电子目录数据档号,将规范的虚拟档?#25490;?#37327;添加进电子目录数据中,对已接收不符合标准的电子目录数据按全宗规整后,交技术部导入系?#24120;?#25152;有数据保留原档号和机关档案室号,双档号检索。7年来处理数据累计达400余万条。

    最后进行虚拟档号档案实体到位。我们改进档号盖章的工作方式,引入条形码档号管理,组织人员逐卷(件)加贴规范后的档号条码标签。仅因标签的批?#30475;?#21360;和用“?#31243;?rdquo;替代“敲章盖号”这两个动作,工作效率提高了3至4倍,同步也做到了档案与目录数据的一一对应清点。经过了漫长10年的不懈努力,馆藏数量达上百万卷件档案告别档号虚拟管理状态,规范档号全部到位。

    整理前的会计档案

    整理后的会计档案

    为了巩固规范化管理成果,还组织完成了11万余卷、7万余件积存档案的整理工作,还历史旧账。对?#38470;?#25910;机关档案,做好接收前完善整理工作,符合要求后接收进馆,严把档案接收进馆关杜绝新账产生,取得了显著的成效。

    宽敞明亮的档案库房

    档案规范化管理取代经验型管理的关键在于工作流程的细化和规范,这是我们一直努力探索的课题。结合2013年原管理规程(初稿)、 国家档案局“副省级以上综合档案馆业务建设?#20848;?#26631;准”以及半年迎检工作经验,我和蔡宜军主任合作完成了“馆藏档案资料管理工作规程”,从管理制?#21462;?#24037;作流程与操作流程、工作用表四个方面,规范档案馆各项业务基础工作,以规范化管理取代人为随意式管理,注重传?#23567;?#34900;接和落地,成为人手必备的操作手册,目前正在积极推进实施,相信不远的将来江苏省档案馆档案规范化管理定将迈上新台阶。

    结束语

    把平凡的事情做好就是不平凡,把简单的事情做好就是不简单,这是我三十多年基层档案工作的经验总结。管理部所从事的业务基础工作无法造就个人英雄,各项工作没有一蹴即成的,靠的是日积月累的团队合力,有的工作须?#22797;?#26723;案人的接力,来不得半点急功近利思想。在档案管理岗位上,我一步一个脚印,心无旁骛潜心工作,无争无怨,从科长、副主任到调研员,职位的提升给我创造了更大的舞台,使我有所作为。?#19994;?#25104;长离不开领导和同志们的关心和帮助,一直心存感恩。2018年我荣?#19994;?#34987;省级机关工委评为省级机关优秀共产?#21507;保?#26159;荣誉更是对?#19994;?#38829;策。?#19994;?#32844;业生涯仅剩5年,作为老同志我将不忘初?#27169;?#21162;力做好传帮带工作,积极发挥余热为档案事业奉献微薄之力。

    作者 李宇

    编辑 李扬

    [责任编辑:施金挺]

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